Company : Université Laval Location : Laval Quebec From : Talent CA
Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'effectuer le suivi de dossiers et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste.
À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
Réalise des activités propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.
Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
Complète, vérifie, corrige et concilie des listes, documents et réquisitions.
Effectue des calculs.
Assure le suivi des documents et le respect des échéanciers.
Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.
Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail.NoteLes tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.Qualifications requisesScolarité :
D.E.P.
en secrétariat ou l'équivalentExpérience :
Deux années d'expérience pertinente.Autres :
Logiciels:
Word, Excel, Outlook Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux années d'expérience pertinente acquise à l'UniversitéLaval ou chez un autre employeur;chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information Autres logiciels utilisés:
Teams, Banner, Système de gestion des stagesRelevant de la coordonnatrice à l’administration, la personne aura à effectuer du travail de secrétariat, notamment en support à l’encadrement administratif de la formation clinique ainsi qu’aux directions de programmes.Tâches et responsabilités principalesGérer et assurer le suivi de la boite courriel générique du Comité d’agrément de la formation clinique :
répondre aux demandes d’information des milieux partenaires et des doctorants; rediriger les courriels aux personnes concernées.
Répondre aux questions des étudiants par rapport aux practica et l’internat;Faire le suivi des renouvellements de statut de superviseur clinique et de professeur de clinique;Procéder à l’évaluation préalable des dossiers de candidature de superviseurs/professeurs de clinique à l’aide d’une grille d’évaluation :
assurer le suivi avec les postulants de manière à s’assurer que leur dossier de candidature soit complet et conforme;Préparer et envoyer des lettres aux superviseurs, mettre à jour des listes de superviseurs et de professeurs de clinique; listes pour la préparation de sondages;Recevoir et vérifier des documents-clé liés aux practica et aux internats :
lettres d’acceptation, plans de formation individualisé et contrats d’apprentissage; s’assurer que le dossier est complet et faire un suivi auprès des étudiants et des directions:
faire le suivi dans leur processus d’internat :
tenir la liste à jour des changements de superviseur, absences etc.; monter et tenir à jour un fichier de suivi;Effectuer le suivi des grilles d’évaluations:
réception et saisie d’information, vérification de la conformité des informations;Assister aux rencontres du Comité d’agrément de la formation clinique et rédiger les procès-verbaux ;En cas de situation problématique, orienter le stagiaire et les superviseurs vers les bonnes personnes (conseiller, responsable du CAFC, ou direction de programme);Mettre à jour des informations sur le site web de la documentation liée la formation clinique;Etc. UniversitéLaval LavalQuebec
