Agent(E) D'Administration - Pôle Entrepreneuriat, Repreneuriat Et Familles En Affaires > > Joboolo CA :
Company : HEC Montreal Location : From : Neuvoo CA
Rôle et responsabilitésL’agent ou l’agente d’administration contribue à l’efficacité administrative de son secteur de travail en apportant un soutien administratif au niveau de la gestion financière et des opérations administratives.Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:
Prépare les relevés de dépenses, incluant celles de la carte corporative.
Agit en tant que personne-ressource pour le suivi des paiements l’application de la politique de remboursement et l’obtention des pièces justificatives.Prépare les demandes de paiement aux fournisseurs et réponds aux questions relatives aux comptes fournisseurs.
Fait et suit les commandes auprès des fournisseurs (validation du budget par le responsable budgétaire).Assiste la direction dans la réalisation de la ronde budgétaire.Assure le suivi budgétaire des programmes du Pôle:
o Procède et suit les dépenses d’opérationso Effectue le suivi budgétaire (dépenses réelles vs budget)o Saisit l'information et suit les demandes des dépenses et des frais de représentation (membres de l'équipe du pôle et invités)Prépare les demandes et les contrats auprès des services financiers et de la fondation pour les prêts d'honneur accordés aux entrepreneurs.Assure le lien avec les services comptables et de la trésorerie et du budget, ainsi qu’avec des partenaires externes, pour l’obtention ou pour fournir des informations et documents pertinents à son emploi.Tient à jour les dossiers et fichiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.Prépare les demandes d’autorisation d’engagement pour l’embauche des ressources (autres que les employés à temps plein) et assure le suivi administratif en collaboration avec le directeur administratif :
DAE et DPT Stagiaires, intervenants et bourses de stagesCommunique avec le service du budget pour planifier les transferts de dépenses.Répond à toute demande d’information relative à son champ de compétences.
Lorsque requis, effectue les recherches, la cueillette et l’agencement des renseignements afin de répondre aux demandes qui lui sont formulées.Au besoin, soutien l’équipe lors d’événements majeurs (ex :
Démo Day).Traite, organise, tient à jour et saisit les données et dossiers relatifs aux activités de son secteur de travail.Selon les besoins, extrait et transforme ces données, puis les présente sous forme de listes, de tableaux, de lettres, de statistiques, de graphiques, etc.Effectue des travaux d’édition (mise en page de textes, tableaux, graphiques, formulaires, etc.) pour divers documents requis par son secteur de travail.En charge de la reprographie générale de documents excluant le matériel promotionnel et de communications.Participe à l’élaboration de rapports.
Effectue la recherche et l’agencement de renseignements à inclure dans des rapports.Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal.
Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs de son secteur d’activités.Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.Profil recherchéDiplôme d’études collégiales en technique administrative ou dans une discipline jugée équivalente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinenteAfin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courantTrès bonne connaissance de la langue française, parlée et écriteBonne connaissance de la langue anglaise parléeBonne connaissance des principes de gestion de projetSens de l’organisation, autonomie et proactivitéCapacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanémentHabiletés dans les relations interpersonnellesEsprit méthodique, rigueur, minutie, précision et souci du détailDisponibilité pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulierCapacité de travailler en équipe et pour plusieurs personnesBaccalauréat en administration des affaires ou toute autre discipline jugée pertinente (atout)Très bonne connaissance de l’écosystème HEC Montréal (atout)Très bonne connaissance des outils courants de HEC Montréal en matière de comptabilité et finances (atout)Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques en usage à HEC Montréal (atout)Avantages23 jours de vacances annuelles après un an de service15 jours fériésHoraire estival:
10 vendredis d'étéAménagement de temps de travail:
mode hybrideProgramme de formation et de développement plus généreux que le marchéProgramme d’assurances collectivesAccès à un service de télémédecineHEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés.
Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École.
Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal.
Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus. HEC Montreal
